EmailBrief Service

Sichtfenster
& Anforderungen

Wichtigste Anforderung:

Die Empfängeradresse muss sich im Sichtfenster des späteren Briefkuverts befinden (DIN 5008B)

Keine Sorge! Unser Formatcheck prüft dies automatisch. Sollte es zu einem Fehler kommen, werden Sie immer automatisch benachrichtigt. Nutzen Sie unseren Testmodus, um Dateien im Vorfeld zu prüfen.

Weitere Anforderungen an den Brief finden Sie unten:

  • Druckrand
  • Dateiformat: PDF, Word, Excel, Pages
  • Standard Schriftarten oder eingebettete Schriftarten
  • Max. Dateigröße pro Brief 3 MB
  • DIN A4 Hochformat
  • Keine Skalierung
  • Falls PDF verschlüsselt ist, wird der Schlüssel benötigt
  • DV Freiraum nicht nötig

Alle unsere Briefe werden in einem Sichtfensterkuvert, nach Deutschem Standard (DIN 5008B), verschickt.

Wir drucken keine Adressen außen auf die Briefe. Daher muss sich immer eine Empfängeradresse im späteren Sichtfenster des Kuverts befinden.

Bitte beachten Sie die Hinweise zu Position und Inhalt des Sichtfensters.

Position des Sichtfensters

  • Nach deutschem Standardbrief-Format (DIN 5008) befindet sich das Sichtfenster bei folgenden Maßen:
  • Formatcheck: Unser automatischer Formatcheck prüft jede Datei auf Vorhandensein der Empfängeradresse im Sichtfenster, sollte daher ein Fehler vorliegen, melden wir uns bei Ihnen. Hören Sie nichts von uns, ist immer alles in Ordnung.

Sie sind sich nicht sicher, ob ihr Briefformat korrekt ist?
Nutzen Sie unseren Testmodus!

Im Testmodus können Sie sich in Ihrer Datei die Position des späteren Sichtfensters einzeichnen lassen und so Ihre Sendungen überprüfen und gegebenenfalls anpassen.

  • Sendungen die im Testmodus an uns geschickt werden, werden nicht zugestellt, sie dienen nur als Test
  • Aktivieren Sie den Testmodus im Nutzerbereich oder in der Betreffzeile der E-Mail mit dem Code “Testmodus”

Wenn Sie noch keine passende Briefvorlage haben, bieten wir eine große Auswahl  an Brief-Vorlagen in unserem Downloadbereich.

Inhalt des Sichtfensters - Rabattfähigkeit bei der Deutschen Post

Um Ihnen Preise günstiger als eine Briefmarke anbieten zu können, sind wir auf Portorabatte der Deutschen Post angewiesen. Diese Rabatte erhalten wir, da wir für die Post sicherstellen, dass es sich um automatisch sortierbare Briefe handelt (Maschinenverarbeitkeit).

Die Anforderung der Deutschen Post zur Rabattfähigkeit lautet:  

Im Sichtfenster:

  • Muss eine Empfängeradresse zu finden sein,
  • zusätzlich darf außer einer Absenderadresse,
  • nichts weiteres im Sichtfensterbereich stehen.
  • Aber keine Sorgen, unser Formatcheck prüft dies automatisch.

Formatcheck Fehlermeldung

Sollte sich der Formatcheck melden und sich außer der Empfänger- und Absenderadresse weiterer Text befinden, kann der Brief von der Post nicht automatisch verarbeitet werden und wäre so nicht rabattfähig.

Sie haben nun zwei Möglichkeiten:

  1. Sie können den Brief für einen Zuschlag von 0,35€ für die manuelle Sortierung trotzdem versenden. Klicken Sie hierzu einfach auf den Button “Trotzdem versenden” in der Formatcheck E-Mail.
  2. oder korrigieren Sie den Brief und senden Sie ihn neu ein. Entfernen Sie hierzu alle Texte und insbesondere Nummern, welche sich innerhalb des eingezeichneten Sichtfensters befinden, aber weder Empfänger- noch Absenderadresse sind.

Alle weitere Anforderungen an den Brief finden Sie hier

Druckrand

Wir nutzen Großindustrielle Druckverfahren, hierbei ist leider kein völlig randloser Druck möglich. Ebenso fügen wir einen kleinen QR/ Strichcode auf der linken Seite des Briefes an.

Über diesen Code können wir den Brief im gesamten Verarbeitungsprozess nachverfolgen. Nutzen Sie unseren Testmodus, dieser zeichnet den späteren Druckrand ein.

Druckrand: 12mm links, 2.5mm rechts, 7mm oben, 7mm unten

Dateiformat

Wir unterstützen PDF, Word, Excel und Pages. RTF ist ebenso möglich.

Standard Schriftarten oder eingebettete Schriftarten

Wenn Sie Schriftarten abseits der Standardschriftarten nutzen oder spezielle Symbole einfügen, bitten wir Sie, diese Schriftarten in das PDF einzubetten. Andernfalls müssen wir die Schriftart ersetzen, hierbei kann sich das Druckbild verändern.

Dateigröße

Bei einzelnen Briefen: 3MB
Bei einem Serienbrief: 25MB

Sollten Sie einen größeren Brief haben, kontaktieren Sie unseren Service, wir helfen Ihnen gerne.

DIN A4 Hochformat

Sendungen bitte nach deutschem Standard DIN A4 Hochformat einliefern. Bei anderen Formaten kann es durch die Skalierung dazu kommen, dass die Empfängeradresse nicht mehr im Sichtfenster liegt.

Keine Skalierung

In sehr seltenen Fällen besteht eine vorausgewählte Skalierung der Datei, dies sehen Sie in Ihren Druckeinstellungen.

Druckeinstellungen Shortcuts
Windows: Strg + P
Mac: Cmd + P    

Hier sollte unter Größe/Benutzerdefiniert Maßstab > immer 100% ausgewählt sein, da wir immer mit 100% drucken. Ihre individuelle Drucker-Voreinstellung können wir leider nicht mit übernehmen, da sie oft in der PDF Datei nicht mit übermittelt wird.

Verschlüsselte PDFs

Sind Ihre PDF Dateien verschlüsselt, benötigen wir den Schlüssel hierzu. Dies können wir als Sonderprogrammierung für Sie einrichten. Kontaktieren Sie unseren Service, wir helfen Ihnen gerne.

DV Freiraum nicht nötig

Im Regelfall fordern Hybridpost-Anbieter eine komplizierte Art der Frankierung der Briefe. Hierzu wird im Sichtfenster des Kuverts Platz für einen QR-Code und Text für die Deutsche Post freigelassen.

Bei uns müssen Sie hierauf keine Rücksicht nehmen. Nutzen Sie den vollen Platz des Sichtfensters, wir frankieren Ihre Sendung außen auf dem Kuvert.

DV Freimachung

Im Regelfall frankieren wir ihre Briefe außen auf dem Kuvert. Eine DV Freimachung, also die Frankierung über einen QR-Code im Sichtfenster, bietet Ihnen jedoch zwei Vorteile:

  • Eine bessere Zustellrate bei der Deutschen Post, da die Adressdaten nochmals im QR-Code hinterlegt sind und die Post die Sendungen besser auf dem Versandweg (Verteilerzentren) nachverfolgen kann.
  • Bessere Konditionen für Großversender. Fragen Sie hierzu unser Sales-Team (sales@emailbrief.de).
Bildquelle: Deutsche Post

Adresse-Positionierung: Anforderungen an das Sichtfenster

DV fähige Briefe haben strenge Anforderungen an den Sichtfenster Bereich:

  • Absenderadresse oben im Bereich “Absenderzeile",
    maximale Schriftgröße: Arial 6pt
  • Freiraum für DV QR-Code und Texte der Post
  • Bereich der Empfängeradresse, 6 Zeilen,
    maximale Schriftgröße: Arial 10pt
  • Weitere Anforderungen finden Sie auf der Website der Deutschen Post.
Bildquelle: Deutsch Post AG

Keine Sorge: Unser DV Check im “Testmodus DV” prüft Ihren Brief und zeichnet Ihnen die entsprechenden Bereiche ein, sodass Sie Ihren Brief bequem anpassen können. Schreiben Sie hierzu einfach “Testmodus DV” in die Betreffzeile der E-Mail.

Zusätzlich finden Sie unter Downloads mehrere Word-Vorlagen mit bereits vorbereiteten DV Adressfeldern.