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Schritt für Schritt

Unsere 5 häufigsten Fragen

Warum kann EMAILBRIEF Briefe günstiger als das Porto versenden?

In unseren Druckstraßen werden täglich mehr als 25.000 Briefe verarbeitet und für die Postdienstleister vorsortiert.  

Ebenso stellen wir die "Automatisierungsfähigkeit" der Briefsendungen sicher, hierbei prüfen wir das Sichtfenster Ihres Briefes, hinsichtlich ob die Postdienstleister später automatisch die Empfängeradresse auslesen können und so Ihre Briefe schneller zugeordnet und damit zugestellt werden können.  

Hierdurch erhalten wir einen Mengenrabatt auf das Porto, so wie einen weiteren Rabatt für die Sortierung und Automatisierungsfähigkeit.  

Diesen Rabatt geben wir zum Teil an Sie weiter und schaffen es so, den Brief unterhalb des Portos zu versenden.

Wie funktioniert die Anmeldung?

In drei einfachen Schritten:

  1. Klicken Sie bei www.emailbrief.de/kontakt auf “Anmelden”. Geben Sie dort die spätere E-Mailadresse mit welcher eingeschickt werden soll, sowie Ihre Rechnungsadresse an.  
  1. Danach  erhalten Sie eine E-Mail zu Ihrer Anmeldung mit den Zugangsdaten zu unserem Nutzerbereich.
  2. Im Nutzerbereich müssen Sie nun noch Guthaben aufladen, die sogenannten Emailbrief “Briefmarken", welche wir Coins nennen. Wählen Sie ein Guthabenpaket aus, welches zu Ihrer gewünschten Sendungsmenge passt. Die Bezahlung des Paketes funktioniert wie in jedem anderen Onlineshop auch.

Sobald das Guthaben aufgeladen ist, können Sie starten. Es gibt keine Vertragsbindung oder Monats-/Mindestgebühren.

Lesen Sie mehr: Wie verschickt man einen Brief mit EMAILBRIEF?

Wie muss der Brief aussehen, dass ihn EMAILBRIEF versenden kann?

EMAILBRIEF verschickt Briefe im Sichtfensterkuvert, daher muss sich eine Empfängeradresse im Sichtfenster des späteren Briefs befinden. Dies ist garantiert, wenn Sie sich an das deutsche Standardbrief Format halten.

 

Aber keine Sorge, unser Formatcheck prüft dies automatisch. ‍Sollte es zu einem Fehlerkommen, werden Sie immer automatisch via E-Mail benachrichtigt.

 

Mehr Informationen zum Sichtfenster und nötigen Aufbau des Briefes finden Sie hier.

Testmodus: Kann ich den Brief vorher testen?

Sie wollen vorab wissen, ob alles funktionieren wird und wie Ihr Brief später im Kuvert aussieht? 

Mit unserem Testmodus können Sie den Briefvollständig vorab prüfen:

  • Empfängeradresse im Sichtfenster des Kuverts?
  • Druckrand OK?
  • Brief von Druckstraße verarbeitbar?

Aktivieren Sie den Testmodus in den Einstellungen im Nutzerbereich oder schreiben Sie “Testmodus” in den Betreff der E-Mail.  

Sie erhalten dann einen Test report per E-Mail zurück. Im Testmodus versendete Briefe werden nicht verschickt!

Wird der Versand auf Rechnung auch angeboten oder ist nur Guthaben möglich? 

Da das Briefporto Ihrer Sendungen einen Großteil des Preises bildet und wir dies im Vorfeld bezahlen müssen, möchten wir Ihnen die Finanzierungs- und eventuelle Ausfallkosten nicht automatisch berechnen, daher die Bezahlung im Standard via Guthaben.

Ausnahmen hiervon und damit Zahlung auf Rechnung sind möglich bei:

  1. 1.   Für Großkunden mit über 100.000 Briefen pro Jahr, bieten wir die Zahlung auf Rechnung ohne Rechnungszuschlag an. Auch ein SEPA-Einzug ist möglich.
  2. Kleinere Kunden können gegen einen Rechnungszuschlag pro Brief, auch die Möglichkeit der Monatsrechnung nutzen.

Fragen Sie hierzu unseren Service unter Angabe der jährlichen Briefmenge an: support@emailbrief.de

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Für jeden Schritt

Anmeldung & Bezahlung

1

1.1
Start

Wie funktioniert die Anmeldung?

In drei einfachen Schritten:

  1. Klicken Sie bei www.emailbrief.de auf “Jetzt anmelden”. Geben Sie dort die spätere E-Mailadresse mit welcher eingeschickt werden soll, sowie Ihre Rechnungsadresse an.  
  1. Danach  erhalten Sie eine E-Mail zu Ihrer Anmeldung mit den Zugangsdaten zu unserem Nutzerbereich.
  2. Im Nutzerbereich müssen Sie nun noch Guthaben aufladen, die sogenannten Emailbrief “Briefmarken", welche wir Coins nennen. Wählen Sie ein Guthabenpaket aus, welches zu Ihrer gewünschten Sendungsmenge passt. Die Bezahlung des Paketes funktioniert wie in jedem anderen Onlineshop auch.

Sobald das Guthaben aufgeladen ist, können Sie starten. Es gibt keine Vertragsbindung oder Monats-/Mindestgebühren.

Lesen Sie mehr: Wie verschickt man einen Brief mit EMAILBRIEF?

Gibt es Mindestmengen oder Vertragslaufzeit oder monatliche Gebühren?

Nein, Emailbrief verzichtet völlig auf alle Formen von Gebühren. Sie bezahlen daher nur für die von Ihnen verschickten Briefe. Mindestmengen oder Ähnliches gibt es auch nicht. 

Wir wollen Sie mit unserem Service überzeugen und nicht dazu zwingen uns zu nutzen.

Warum kann EMAILBRIEF Briefe günstiger als das Porto versenden?

In unseren Druckstraßen werden täglich mehr als 25.000 Briefe verarbeitet und für die Postdienstleister vorsortiert.  

Ebenso stellen wir die "Automatisierungsfähigkeit" der Briefsendungen sicher, hierbei prüfen wir das Sichtfenster Ihres Briefes, hinsichtlich ob die Postdienstleister später automatisch die Empfängeradresse auslesen können und so Ihre Briefe schneller zugeordnet und damit zugestellt werden können.  

Hierdurch erhalten wir einen Mengenrabatt auf das Porto, so wie einen weiteren Rabatt für die Sortierung und Automatisierungsfähigkeit.  

Diesen Rabatt geben wir zum Teil an Sie weiter und schaffen es so, den Brief unterhalb des Portos zu versenden.

Wie funktioniert die Bezahlung?

Vor dem Versand von Briefen benötigen Sie Guthaben, ähnlich wie Sie es von Ihrer Frankiermaschine oder einer Briefmarke kennen. Dieses Guthaben an “Briefmarken/ Porto” heißt bei EMAILBRIEF „Coins“. Ihre „Coins“ können Sie im Nutzerbereich bequem aufladen.

Wählen Sie hierzu im Nutzerbereich ein Guthabenpaket  aus, welches zu Ihrer gewünschten Sendungsmenge passt. Die Bezahlung des Paketes funktioniert wie in jedem Onlineshop.  

Für Großkunden ist der Versand auf Rechnung gegen einen kleinen Bearbeitungs- /Risikoaufschlag möglich. Mehr dazu finden Sie unter: Zahlung auf Rechnung.

1.2
Guthaben aufladen

Wie kann ich Guthaben aufladen?

Loggen Sie sich in unserem Nutzerbereich ein, unter dem Reiter „Guthaben aufladen“ finden Sie verschiedene Guthabenpakete.  Wählen Sie das für Sie passende Guthabenpaket, ähnlich wie Sie Briefmarken im Vorfeld eines Versands kaufen. 

Es stehen 1, 10, 100, 1.000 und 10.000er Pakete an Briefen zur Auswahl, je größer das Paket, desto größer der Mengenrabatt.  

Beachten Sie beim Aufladen: Briefe in Farbe, mit mehreren Druckseiten oder anderen Portoklassen sind natürlich teurer. 

Empfehlung: Die meisten Kunden laden für ein halbes Jahr im Vorfeld auf, eben ähnlich, wie Sie Briefmarken im Vorfeld kaufen. Ihr Guthaben ist 3 Jahre gültig. Ebenso ist Ihr Guthaben insolvenzgeschützt, da es sich bei Guthaben um ein Sondervermögen handelt.

Wie funktionieren die Guthabenpakete?

Sie können im Nutzerbereich zwischen mehreren Guthabenpaketen wählen:

Übersicht Guthabenpakete

Die Pakete enthalten 1-seitige schwarz-weiß Briefe. Es gibt Pakete mit 1, 10, 100, 1.000, 10.000 Briefen.

 

Wählen Sie das für Sie passende Guthabenpaket, ähnlich wie Sie Briefmarken im Vorfeld eines Versands kaufen. Die Bezahlung erfolgt wie in jedem Onlineshop, sobald das Guthaben da ist (meist sofort).

 

Profitieren Sie von Mengenrabatten: Je größer das ausgewählte Paket, desto günstiger ist der einzelne Brief.

 

Beachten Sie beim Aufladen: Briefe in Farbe, mit mehreren Druckseiten oder anderen Portoklassen sind natürlich teurer.

 

Empfehlung: Die meisten Kunden laden für ein halbes Jahr im Vorfeld auf, eben ähnlich, wie Sie Briefmarken im Vorfeld kaufen. Ihr Guthaben ist 3 Jahre gültig. Ebenso ist Ihr Guthaben insolvenzgeschützt, da es sich bei Guthaben um ein Sondervermögen handelt.

Wie lange dauert es nach Bezahlung bis der Service genutzt werden kann? 

Dies hängt von der Bezahlmethode ab, bei den meisten Zahlungsmethoden allerdings sofort.

 

Sofort bei allen Onlinezahlungsmethoden: Paypal, Kreditkarte, Giropay, SOFORT-Überweisung.

Manchmal kann es zu kleinen Verzögerungen kommen, wenn der Bezahldienstleister die Daten langsam übermittelt.

 

Bei manueller Überweisung erhalten Sie Ihr Guthaben und können damit einsenden, sobald das Geld auf unserem Konto eingegangen ist. Dies kann je nach verwendeter Bank 1-2 Werktage dauern.

 Guthaben leer - wie werde ich informiert ?

Ja, selbstverständlich erhalten Sie eine E-Mail, wenn Ihr Guthaben leer sein sollte oder Ihr Guthaben nicht für den Versand all Ihrer Briefe ausreicht.  

Wichtig: Alle Sendungen für die das Guthaben nicht ausgereicht hat, werden von uns aus Datenschutzgründen gelöscht und müssen neu eingesendet werden.

Ihren aktuellen Guthabenstand finden Sie in der Übersicht im Nutzerbereich. Sie können im Nutzerbereich, unter „Guthaben aufladen“, bequem Guthaben nachladen.

Im Nutzerbereich unter Einstellungen können Sie auch eine Warnschwelle einstellen, ab welcher wir sie benachrichtigen, wenn Ihr Guthaben bald leer ist.

1.3
Weitere Fragen zum Guthaben

Wie lange ist mein Guthaben gültig?

Ihr Guthaben ist 3 Jahre gültig.

Es wird ein Angebot / Vorab-Rechnung vor der Guthaben aufladung benötigt?

Wenn Sie für Ihren Bezahlprozess eine Vorab-Rechnung oder ein Angebot benötigen, helfen wir Ihnen gerne weiter.

 

Schicken Sie hierzu einfach eine E-Mail an support@emailbrief.de mit dem Betreff “Angebot / Vorab-Rechnung” an uns - wir benötigen folgende Informationen von Ihnen:

 

Entweder Ihr gewünschtes Guthabenpaket,

oder falls Sie ein individuelles Angebot benötigen:

  • Briefe
  • Seiten pro Brief
  • Einseitiger oder Beidseitiger Druck (simplex/ duplex)
  • Farb- oder schwarz/weiß Druck
  • Sonderwünsche wie z.B. internationaler Versand oder Einschreiben

Bereits aufgeladenes Guthaben wurde noch nicht gebucht?

Bei den Online-Zahlungsmethoden:

Das Guthaben sollte sofort verfügbar sein, allerdings kann es in seltenen Fällen dazu kommen, dass der Bezahldienstleister die Daten nicht sofort an uns übermittelt. Prüfen Sie eine Stunde nach der Zahlung nochmal, sollte immer noch kein Guthaben Eingang zu verzeichnen sein, kontaktieren Sie unseren Service unter support@emailbrief.de.

Bei manueller Überweisung:

Sie Erhalten Ihr Guthaben und können damit einsenden, sobald das Geld auf unserem Konto eingegangen ist. Dies kann je nach verwendeter Bank 1-2 Werktage dauern und ist leider nicht in unserem Einflussbereich.

 

Wenn Ihr Guthaben nach zwei Werktagen noch nicht bereit ist oder Sie das Guthaben sofort benötigen, wenden Sie sich an support@emailbrief.de. Bitte hierbei mit einer Zahlungsbestätigung (Screenshot Onlinebanking), dann können wir Ihr Guthaben sofort aufladen.

Können Unteraccounts den Guthabenstand sehen? Wird man benachrichtigt, wenn es leer ist?

Aus Datenschutzgründen dürfen wir den Unteraccounts den Guthabenstand des Hauptaccounts nicht anzeigen.  

Sollte das Guthaben des Hauptaccounts durch eine Einsendung des Unteraccounts leer werden, wird der Unteraccount und der Hauptaccount automatisch per E-Mail benachrichtigt.

1.4
Versand auf Rechnung

Wird der Versand auf Rechnung auch angeboten oder ist nur Guthaben möglich? 

Da das Briefporto Ihrer Sendungen einen Großteil des Preises bildet und wir dies im Vorfeld bezahlen müssen, möchten wir Ihnen die Finanzierungs- und eventuelle Ausfallkosten nicht automatisch berechnen, daher die Bezahlung im Standard via Guthaben.

Ausnahmen hiervon und damit Zahlung auf Rechnung sind möglich bei:

  1. 1.   Für Großkunden mit über 100.000 Briefen pro Jahr, bieten wir die Zahlung auf Rechnung ohne Rechnungszuschlag an. Auch ein SEPA-Einzug ist möglich.
  2. Kleinere Kunden können gegen einen Rechnungszuschlag pro Brief, auch die Möglichkeit der Monatsrechnung nutzen.

Fragen Sie hierzu unseren Service unter Angabe der jährlichen Briefmenge an: support@emailbrief.de

Wie werden die Rechnungszuschläge berechnet?

Der Rechnungszuschlag entsteht, wie oben beschrieben, durch die Vorfinanzierung des Portos, das Risiko von Zahlungsausfällen und dem deutlich erhöhten Verwaltungsaufwand.

Eine Tabelle der Rechnungszuschläge, je nach jährlicher Briefmenge, finden Sie folgend:

Übersicht Rechnungszuschläge

Wie ist der Ablauf bei Abrechnung auf Rechnung?

Wenn Ihr Account auf Zahlung via Rechnung eingestellt ist, erhalten Sie nach dem Monatsende eine Rechnung an Ihre E-Mail-Adresse.

Wenn Sie wünschen, dass die Rechnung an eine spezielle Rechnungsadresse geht, können Sie dies im Nutzerbereich unter „Einstellungen & Rechnung“ und dann „Rechnungsadresse“ angeben.

Die Rechnung hat in der Regel ein Zahlungsziel von 14 Tagen.

Einsenden, Wie Funktioniert's?

2

2.1
Zu beachten beim Einsenden

Wie muss der Brief aussehen, dass ihn EMAILBRIEF versenden kann?

EMAILBRIEF verschickt Briefe im Sichtfensterkuvert, daher muss sich eine Empfängeradresse im Sichtfenster des späteren Briefs befinden. Dies ist garantiert, wenn Sie sich an das deutsche Standardbrief Format halten.

 

Aber keine Sorge, unser Formatcheck prüft dies automatisch. ‍Sollte es zu einem Fehlerkommen, werden Sie immer automatisch via E-Mail benachrichtigt.

 

Mehr Informationen zum Sichtfenster und nötigen Aufbau des Briefes finden Sie hier.

Gibt es neben der Empfängeradresse im Sichtfenster andere Anforderungen an den Brief?

Neben der Empfängeradresse im Sichtfenster gibt es folgende Anforderungen:

  1. Kein randloser Druck
  2. Dateiformat: PDF, Word,Excel, Pages
  3. Standard Schriftarten odereingebettete Schriftarten
  4. Max. Dateigröße pro Brief3 MB
  5. DIN A4 Hochformat
  6. Keine Skalierung
  7. Falls PDF verschlüsseltist, wird der Schlüssel benötigt
  8. DV Freiraum nicht nötig

Mehr Informationen zum Sichtfenster & Anforderungen an den Brief finden Sie hier.

Welche Formate (PDF, Word..) kann ich versenden?

PDF, Word, Excel, Pages 

Bitte achten Sie darauf, dass in den Druckeinstellungen immer DIN A4 Format und keine zusätzliche Skalierung eingestellt ist.  

Die maximale Dateigröße pro Einzelbrief beträgt 3 MB.

Testmodus: Kann ich den Brief vorher testen?

Sie wollen vorab wissen, ob alles funktionieren wird und wie Ihr Brief später im Kuvert aussieht? 

Mit unserem Testmodus können Sie den Briefvollständig vorab prüfen:

  • Empfängeradresse im Sichtfenster des Kuverts?
  • Druckrand OK?
  • Brief von Druckstraße verarbeitbar?

Aktivieren Sie den Testmodus in den Einstellungen im Nutzerbereich oder schreiben Sie “Testmodus” in den Betreff der E-Mail.  

Sie erhalten dann einen Test report per E-Mail zurück. Im Testmodus versendete Briefe werden nicht verschickt!

DV Freimachung erwünscht: Was muss ich beachten?

DV Freimachung (QR-Code im Sichtfenster) hilft der Deutschen Post bei der schnelleren Zustellung der Briefe. DV freigemachte Briefe senden wir ausschließlich über die Deutsche Post.  

Die Anforderungen an das Sichtfenster eines Briefes werden von der Deutschen Post vorgeschrieben und sind relativ komplex - Erklärungen und Vorlagen finden Sie unter folgenden Links:


2.2
Versand von Briefen

Per E-Mail?

Ganz einfach - schicken Sie Ihr PDF als E-Mail Anhang an auftrag@emailbrief.de, das war’s!

Eine genaue Erklärung finden Sie hier.

 

Bitte beachten Sie, dass sich eine Empfängeradresse im späteren Sichtfenster des Kuverts befinden muss. Mehr dazu finden Sie hier.

Via Online Upload? (mehrere Briefe / große Serienbriefe)

Sie möchten mehrere Briefe auf einmal oder große Serienbriefe versenden? 

Nutzen Sie unseren Online Upload im Nutzerbereich

Eine genaue Erklärung finden Sie hier.

Andere Einsendekanäle: API / SFTP Upload?

Wir bieten Ihnen auch andere Einsendekanäle als E-Mail und Onlineupload.

Insbesondere folgende: 
API - Integration
SFTP - Upload

Gerne beraten wir Sie zu Ihrer optimalen Lösung. Kontaktieren Sie uns unter: support@emailbrief.de oder telefonisch unter: +49 (0)6234 94 990 20

2.3
Serienbriefe (mehrere Briefe in einer Datei)

Wie verschickt man einen Serienbrief?

Mehrere Briefe innerhalb einer Datei (alle gleich viel Seiten) verschicken Sie wie folgt:  Serienbrief Funktion EMAILBRIEF

Gerne können Sie für größere Briefe auch unseren Onlineupload im Nutzerbereich nutzen. 

Sie haben einen Serienbrief mit ungleicher Seitenanzahl oder benötigen Hilfe bei der Erstellung? Melden sie sich einfach unter: support@emailbrief.de

Wie erstellt man einen Serienbrief aus Word und Excel?

Auf unserem YouTube-Channel haben wir ein kurzes Erklärvideo zur Erstellung von Serienbriefen aus Word & Excel für Sie erstellt. Hier gehts direkt zum Video, Schauen Sie gerne mal rein!

Alternativ helfen wir Ihnen gerne bei der Erstellung des Serienbriefes aus einer Adressliste (Excel, CSV, etc.) und einem Word-Dokument.

Je nach Auftragsgröße bieten wir diesen Service ab 50 € (netto) pro Serienbrief an.

Melden sie sich einfach unter: support@emailbrief.de

Wir benötigen hierzu folgende Informationen:

  • Die Excel oder CSV Datei + Word Datei
  • Gewünschte Druckeinstellungen:
    - simplex oder duplex
    - farbe oder schwarz/weiß
2.4
Anpassung von Briefen

Können zusammenhängende Briefe innerhalb von EMAILBRIEF getrennt werden?

Wenn die Briefe innerhalb eines Serienbriefes sind, also gleich viele Seiten pro Brief haben, können diese automatisch mit unserer Serienbrieffunktion oder im Onlineupload getrennt werden.  

Bei einer Datei, in welcher mehrere Briefe mit ungleichen Seiten pro Brief enthalten sind, benötigen Sie die Hilfe unseres Supports, schreiben Sie hierzu an support@emailbrief.de

Können Adressen verschoben werden? Andere Dinge am Brief verändert werden?

Gerne können wir Ihnen helfen und den Brief so anpassen, dass er über Emailbrief verschickt werden kann. 

Je mehr Briefe Sie versenden, desto günstiger wird der Service für die Anpassung. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir dies für einzelne Briefe / unregelmäßige Kunden nicht machen können, da der Aufwand unverhältnismäßig ist.  

Regelmäßigen Versendern helfen wir gerne, kontaktieren Sie unseren Support unter support@emailbrief.de am besten direkt mit einer Beispieldatei und Ihrer Fragestellung.

Druck, Optik & Sonderwünsche

3

3.1
Optik des späteren Briefs / Kuverts

Sieht der Empfänger, dass der Brief über EMAILBRIEF verschickt wurde?

Nein, es befindet sich kein EMAILBRIEF Logo oder ähnliches auf dem Kuvert oder Brief. Es gibt somit keine Anzeichen, dass der Brief über EMAILBRIEF verschickt wurde.

Hier erfahren Sie mehr über die Optik des Briefes

Wie sieht das Kuvert (Briefumschlag) aus?

Sehen Sie folgend ein Beispiel unserer Briefkuverts:

Wie sieht die Druckqualität bei EMAILBRIEF aus?

Der Druck unsere Briefe erfolgt automatisiert bei industriellen Druckstraßen und entspricht dementsprechend höchsten Qualitätsstandards.

Machen Sie sich am besten selbst ein Bild von unserer Druckqualität und lassen Sie sich hier unter "Testbrief versenden" selbst kostenfrei einen Testbrief nach Hause schicken.

Sollten Sie mit der Druckqualität nicht einverstanden sein, kontaktieren Sie uns unter support@emailbrief.de. Die Qualität kann zwischen den verwendeten Druckstraßen sowie zwischen Standard Sendungen (frankiert) und DV freigemachten Sendungen variieren.

Ist die Empfängeradresse auf dem Kuvert oder im Sichtfenster?

Emailbrief versendet ausschließlich mit Sichtfensterkuvert, daher muss sich die Empfängeradresse auch an der Position des späteren Sichtfensters befinden.

Mehr dazu finden Sie hier.

Wie wird der Brief frankiert?

Im Standard frankieren wir außen auf dem Kuvert mit einem QR-Code an der Stelle der Briefmarke (Frankit).

Wenn Sie eine DV Freimachung wünschen, erfolgt die Kuvertierung durch einen von uns beim Druck eingefügten QR-Code im Sichtfenster.  

Wie Sie Ihre Sendung DV-fähig machen finden Sie hier.

3.2
Sonderwünsche

Kann der Briefumschlag mit meinem Logo bedruckt werden / macht das Sinn?

Wir können Briefumschläge mit Logos bedrucken, allerdings haben wir die Rückmeldung unserer Kunden, dass dies drastisch die Öffnungsraten reduziert, weil der Brief als Werbung identifiziert wird, dies eben auch, wenn es sich z.B. um eine Rechnung handelt. Ist Ihnen also wichtig, dass Ihr Brief geöffnet wird, raten wir stark von einem bedruckten Kuvert ab.

 

Wollen Sie dennoch Kuverts bedrucken lassen, ist dies ab 1.000 Briefen pro Einzeleinsendung möglich oder ab 500 Briefen bei täglicher Einsendung.

 

Bitte beachten Sie, dass der Prozess nicht voll-automatisch abläuft, da wir die Kuverts manuell einlegen müssen. Die Druckstraße muss hierfür gestoppt werden. Es entstehen neben den Druckkosten der Logos auf den Kuverts zusätzliche Kosten für Lagerung der Kuverts, Handling, sowie das Stoppen und wieder anhalten der Druckstraße.

 

Hinzu kommt, dass die sehr großen Druckstraßen diesen Zusatzservice aus Aufwandsgründen meist nicht anbieten. Kleine Druckstraßen, welchen diesen Service anbieten, haben allerdings weniger Briefe pro Tag und damit einen deutlich geringeren Portorabatt, oft sogar gar keinen Portorabatt. Das bedeutet für Sie, dass wir Ihnen bei diesen Sendungen meist das volle Porto berechnen müssen. Ebenso haben die kleineren Druckstraßen viel geringer Druckmengen und damit höhere Druckkosten.

 

Kontaktieren Sie für ein Angebot zu bedruckten Kuverts gerne unseren Support unter support@emailbrief.de. Zur Erstellung eines Angebotes benötigen wir:

  • Ein Beispiel des Logos
  • Die geplante Einsendungsmenge pro Jahr
  • Die Anzahl an Einsendungstagen (Problematik des Einlegens s.o.)
  • Eventuelle Sonderwünsche

Können bei Briefen auch physische Anhänge (Flyer/ Karten) beigelegt werden?  

Ja, wir können gerne den gewünschten physischen Beileger zuführen. Dies können z.B. Flyer, Kugelschreiber, Gutscheinkarten, Urkunden, Mappen oder ähnliches sein.

 

Stimmen Sie hierzu mit unserem Support (support@emailbrief.de) folgendes im Vorfeld ab:

  • Geplante Versandmenge an Briefen
  • Art des Beilegers
  • Gewünschtes Versanddatum
  • Wie viele Tage im Vorfeld können Sie uns die Beileger bereitstelle

Das Angebot kann stark variieren, da das Gewicht des Beilegers die Portokosten beeinflusst, ebenso spielt eine Rolle, ob die Bilder automatisch oder manuell zugeführt werden können

 

Gerne können wir, wenn es sich um einen Beileger in Papierform handelt, diesen Beileger auch direkt mitdrucken, dies erspart Ihnen die Kosten der Zuführung. Unser Support Team hilft Ihnen auch hier gerne weiter.

Können Briefe getackert oder gelocht werden?

Ja, wir können Ihre Briefe tackern oder lochen. Dies ist allerdings verhältnismäßig teuer.

Hintergrund: große Druckstraßen drucken und kuvertieren in einem Zug. Wünschen Sie ein tackern oder lochen, muss der Brief ausgesteuert und separat bearbeitet werden.

Sehr große Druckstraßen bieten diesen Aufwand nicht an, kleine Druckstraßen, welche diesen Service anbieten, haben allerdings weniger Briefe pro Tag und damit einen deutlich geringeren Portorabatt, oft sogar gar keinen Portorabatt. Das bedeutet für Sie, dass wir Ihnen bei diesen Sendungen meist das volle Porto berechnen müssen. Ebenso haben die kleineren Druckstraßen wesentlich geringere Druckmengen und damit höhere Druckkosten.   

Hinzu kommen die Bearbeitungskosten für tackern und/oder lochen, diese sind allerdings verhältnismäßig zu dem fehlenden Portorabatt und höheren Druckkosten sehr gering.

Können abtrennbare Überweisungsträger genutzt werden?

Ja, wir können Ihre Rechnung auf einem perforiertem Überweisungsträgerblatt drucken, dies ist allerdings verhältnismäßig teuer.

 

Wollen Sie dies dennoch nutzen, ist dies ab 1.000 Briefen pro Einzeleinsendung möglich oder ab 500 Briefen bei täglicher Einsendung.

 

Große Druckstraßen bieten diesen Zusatzservice aus Aufwandsgründen meist nicht an. Kleine Druckstraßen, welcher diesen Service anbieten, haben allerdings weniger Briefe pro Tag und damit einen deutlich geringeren Portorabatt, oft sogar gar keinen Portorabatt. Das bedeutet für Sie, dass wir Ihnen bei diesen Sendungen meist das volle Porto berechnen müssen. Ebenso haben die kleineren Druckstraßen viel geringe Druckmengen und damit höhere Druckkosten.

 

Günstigere Alternative: Wir empfehlen Ihnen daher meist, dass wir Ihnen eine Vorlage für einen Überweisungsträger designen, sodass wir den Überweisungsträger direkt mit drucken können ohne ein Blatt einlegen zu müssen. Hierbei allerdings dann mit einem Scheren-Zeichen anstatt mit einer Perforation, der Empfänger kann dann den bedruckten Überweistungsträger bequem abschneiden.

 

Kontaktieren Sie unseren Support unter support@emailbrief.de für ein Angebot zur Nutzung von perforierten Überweisungsträgern oder dem designen/ hinterlegen von Überweisungsträgern, die wir mitdrucken sollen.

Benötige Informationen:

  • Die geplante Einsendungsmenge pro Jahr mit Überweisungsträger
  • Wünschen Sie eine Lösung zum mitdrucken oder sollen wir die perforierten Überweisungsträger einlegen

Wie erhalte ich die Tracking ID für Einschreiben ?

Die Tracking ID halten wir für Sie physisch 8 Wochen vor.

Sollten Sie diese benötigen, fragen Sie gerne bei unserem Service nach unter: 
einschreiben@emailbrief.de

Eine Abfrage der Nummer müssen wir aus Aufwandsgründen mit 5€ in Rechnung stellen.

Versand & Zustellung

4

4.1
Zustelldauer

Wie lange benötigt ein Brief vom Versand an EMAILBRIEF bis zur Zustellung?

Briefe die wir Werktags vor 12:00 Uhr erhalten, werden von uns in 98% der Fälle tagesgleich gedruckt, kuvertiert und an die Postdienstleister übergeben.

Bei DV-Sendungen (QR-Code im Sichtfenster) ist die späteste Einsendezeit für tagesgleiche Verarbeitung 10:00 Uhr.

Die Briefe gehen dann den normalen Weg, wie Sie es kennen, wenn Sie einen Brief vor Sendeschluss in den Briefkasten werfen. Die Frankierung erfolgt durch Postdienstleister. Teilweise sind unsere Sendungen schneller, da sie vorsortiert übergeben werden.

Allerdings beobachten wir seit einer Weile deutliche Zustellverzögerungen bei der Deutschen Post:

https://www.zdf.de/nachrichten/wirtschaft/post-briefe-verspaetet-verloren-100.html

 

Gehen Sie daher bitte von einer Zustellzeit von 2 manchmal sogar 3 Werktagen aus. Dies liegt wie gesagt nicht innerhalb des Wirkungskreises von EMAILBRIEF. Als Gegenmaßnahme führen wir in vielen Bezirken Laufzeittests durch, stellen wir hierbei fest, dass alternative Postdienstleister besser performen, nutzen wir diese um die Zustellzeit zu optimieren. Allerdings ist dies auch nicht problemfrei. Wünschen Sie eine ausschließliche Zustellung über die Deutsche Post, dann navigieren Sie zu "4.2 - Ich möchte ausschließlich über die Deutsche Post versenden ?"

Die Brieflaufzeit ist zu lang?

1. Die Leistung von EMAILBRIEF

Wir übergeben Ihre Briefe die wir Werktags vor 12:00 Uhr erhalten, in 98% der Fälle tagesgleich an die Postdienstleister zum Versand.

 

In Ihrem Nutzerbereich sehen Sie die Zeitpunkte der Scans, wann wir den Brief empfangen, verarbeitet und an die Post übergeben haben. Sie sehen also bei jeder Sendung, ob wir unseren Auftrag fristgerecht & vollständig erledigt haben.

2. Zustellung Postdienstleister - Verzögerung Deutsche Post - teilweise Alternativen

Die Post nimmt die Sendungen via LKW Transportent gegen, frankiert diese (wie bei allen Groß Einsendern) und stellt diese dann zu.

 

Nach der Übergabe an die Post endet leider unser Wirkungskreis. Die Briefe gehen dann den normalen Weg, wie Sie es kennen, wenn Sie einen Brief vor Sendeschluss in den Briefkasten werfen. Teilweise sind unsere Sendungen schneller, da sie vorsortiert übergeben werden.

 

Allerdings beobachten wir seit einer Weile deutliche Zustellverzögerungen bei der Deutschen Post:

https://www.zdf.de/nachrichten/wirtschaft/post-briefe-verspaetet-verloren-100.html

 

Gehen Sie daher bitte von einer Zustellzeit von 2 manchmal sogar 3 Werktagen aus. Dies liegt wie gesagt nicht innerhalb des Wirkungskreises von EMAILBRIEF.

 

Leider ist die Problematik komplex:

 

Die Zustellverzögerungen erscheinen dabei willkürlich, manchmal kommt ein Brief direkt an, ein anderer allerdings nicht. Wir vermuten, dies liegt an den unterschiedlichen Verteilerzentren, in denen die Briefe zum Teil liegen bleiben. Es kann also sein, dass eine Testsendung an Sie selbstschnell ankommt, jedoch zu einem Ihrer Kunden (über ein anderes Verteilzentrum der Post) deutlich länger unterwegs ist.

 

Als Gegenmaßnahme führen wir in vielen Bezirken Laufzeittests durch, stellen wir hierbei fest, dass alternative Postdienstleister besser performen, nutzen wir diese um die Zustellzeit zu optimieren. Allerdings ist dies auch nicht problemfrei. Wünschen Sie eine ausschließliche Zustellung über die Deutsche Post, dann navigieren Sie zu "4.2 - Ich möchte ausschließlich über die Deutsche Post versenden ?"

4.2
Fragen zur Zustellung

Ein Brief kam nicht an?

1. Die Leistung von EMAILBRIEF

In unserem Nutzerbereich sehen Sie zu jedem Brief den Zeitstempel, wann ihr Brief eingegangen, verarbeitet und an die Postübergeben wurde. Sie sehen also bei jeder Sendung, ob wir unseren Auftragfrist gerecht & vollständig erledigt haben. Bitte prüfen Sie im Nutzerbereich, ob Ihre Sendung bei uns eingegangen ist und verarbeitet werden konnte. Ist dies der Fall, wurde die Sendung immer an den Postdienstleister übergeben!

2. Zustellung Postdienstleister - Verzögerung Deutsche Post - teilweise Alternativen

Aktuell beobachten wir deutliche Zustellverzögerungen bei der Deutschen Post:

https://www.zdf.de/nachrichten/wirtschaft/post-briefe-verspaetet-verloren-100.html

 

Gehen Sie daher bitte von einer Zustellzeit von 2 manchmal sogar 3 Werktagen aus.

Nach der Übergabe an die Post endet leider unser Wirkungskreis. Die Briefe gehen dann den normalen Weg, wie Sie es kennen, wenn Sie einen Brief vor Sendeschluss in den Briefkasten werfen.

 

Als Gegenmaßnahme führen wir in vielen Bezirken Laufzeittests durch, stellen wir hierbei fest, dass alternative Postdienstleister besser performen, nutzen wir diese, um die Zustellzeit zu optimieren. Allerdings ist dies auch nicht problemfrei.

 

3. Verlorene Briefe/ Ehrlichkeit der Empfänger

Die Zustellquote der Deutschen Post ist im Großen und Ganzen weiterhin gut, allerdings gehen hier auch Briefe verloren, zum Teilmehr als die Post zugibt:

https://www.focus.de/finanzen/videos/report-mainz-ard-bericht-enthuellt-post-verschlampt-mehr-briefe-als-sie-sagt_id_7113155.html

Hinzu kommt, dass gerade Rechnungs- oder Mahnungsempfänger auffällig oft Briefe nicht empfangen haben wollen.

Über wen läuft die Zustellung?

Zum Versand Ihrer Briefe nutzen wir im Regelfall die Deutsche Post AG, bei DV-Sendungen ausschließlich.

Allerdings beobachten wir aktuell deutliche Zustellverzögerungen bei der Deutschen Post:
https://www.zdf.de/nachrichten/wirtschaft/post-briefe-verspaetet-verloren-100.html

Gehen Sie daher bitte von einer Zustellzeit von 2 manchmal sogar 3 Werktagen aus.

Als Gegenmaßnahme führen wir in vielen Bezirken Laufzeittests durch, stellen wir hierbei fest, dass alternative Postdienstleister besser performen, nutzen wir diese, um die Zustellzeit zu optimieren. Allerdings ist dies auch nicht problemfrei. 

Wenn Sie den ausschließlichen Versand über die Deutsche Post möchten, ist dies mittels DV Freimachung möglichen. Sehen Sie hierzu bitte die nächste Frage.

Ich möchte ausschließlich über die Deutsche Post versenden?

1. Warum nutzt EMAILBRIEF nicht immer die Deutsche Post?

Aktuell beobachten wir deutliche Zustellverzögerungen bei der Deutschen Post:

https://www.zdf.de/nachrichten/wirtschaft/post-briefe-verspaetet-verloren-100.html

Als Gegenmaßnahme führen wir in vielen Bezirken Laufzeittests durch, stellen wir hierbei fest, dass alternative Postdienstleister besser performen, nutzen wir diese um die Zustellzeit zu optimieren. Allerdings ist dies auch nicht problemfrei.

2. In zwei Schritten zur Umstellung auf "ausschließlich Deutsche Post”
  1. Ihre Briefe müssen DV-fähig sein
    Wenn Sie den ausschließlichen Versand über die Deutsche Post wünschen, müssen Ihre Sendungen DV freigemacht sein, um einen optimierten Versandweg zu durchlaufen.  Im späteren Sichtfenster des Kuverts müssen Sie gemäß der Regeln der Deutschen Post, Platz für die Einbringung eines QR-Frankiercodes lassen.

    Wie sie Ihre Briefe DV Freimachen -
    erfahren Sie hier.

    Nicht DV-fähige Briefe frankieren wir außen auf dem Kuvert, die Zustellung übernimmt dann der gemäß Laufzeittests bessere Dienstleister, also nicht immer die Deutsche Post.
  2. Support benachrichtigen
    Schreiben Sie eine kurze Nachricht an unser Support Team unter support@emailbrief.de - mit dem Betreff: “Bitte auf ausschließlichen Versand über Deutsche Postumstellen.”

    Sie werden dann auf "ausschließlich Deutsch Post" umgestellt, sobald die Umstellung erfolgt ist, erhalten Sie eine E-Mail vom Support Team.

Ich möchte einen Brief / Einschreiben ins Ausland versenden?

Normale Auslandsbriefe erkennen wir automatisch an der Adressierung. Bitte geben Sie hierbei zusätzlich das Land in Großbuchstaben unter der Zeile PLZ + Ort an.

Haben Sie Ihre Antwort noch nicht gefunden? Kontaktieren Sie unser Support Team